הכרת המסמכים שתיתקל בהם בעסק החדש

במאמר זה נסרוק חלק עיקרי מהמסמכים שתיתקל בהם ולאחר מכן תוכל לדעת הכל על מסמכים שונים:

קבלה
קבלה הינה מסמך המתעד קבלת כסף (או בלשון מקצועית "תקבול")
בקבלה יש לרשום כל צורת תשלום שהתקבלה, דהיינו: מזומן, המחאה, שטר, שווה כסף, כרטיס אשראי ואפילו שטר/צ'ק לבטחון.
אי רישום מיידי של קבלה עלול לגרום לפסילת ספרים.

חשבונית
חשבונית הינה מסמך שמעידה על ביצוע עסקה ולא על קבלת תמורה.
במכר של מוצר, יש להוציא חשבונית בתום המכר.
במתן שרות, יש להוציא חשבונית בתום מתן השרות ואם השרות ניתן בחלקים, אזי יש להוציא חשבונית בתום כל חלק.

חשבונית מס
זוהי חשבונית שמוציא אותה אך ורק עוסק מורשה.
אם אתה מוציא את החשבונית (ע"פ הכללים שרשמתי בסעיף הקודם) אזי עליך להוסיף לסכום מע"מ ולדווח על חשבונית זו כהכנסה לצורך חישוב מקדמות המס שלך ותשלומי המע"מ שלך.
אם אתה מקבל את החשבונית והיא מיועדת לעסק, תוכל לרשום אותה בספרים ולקזז את המע"מ שרשום בה וזאת רק במידה והחשבונית תקנית ע"פ החוק.

אם כך מה צריך להיות בחשבונית תקנית ?
שם מוציא החשבונית, מספר עוסק המורשה שלו עם האותיות "ע.מ." (עוסק מורשה)
המילה "חשבונית מס" , המילה "מקור"
שם מקבל החשבונית (אתה) , פרטי החשבונית וסכום המע"מ שנגבה.

חשבונית עסקה / חשבונית פרופורמה
זוהי חשבונית שלא ניתן לקזז ממנה מע"מ ולכן רצוי מאוד לדרוש במקומה חשבונית מס.
מותר על פי החוק לרשום אותה בספרים אבל בתנאי ש:
1. לא מקזזים את המע"מ.
2. לא רושמים במקביל את חשבונית המס (במידה והיא מוצאת)

תעודת משלוח
אדם שמספק סחורה, יכול לשלוח את הסחורה עם חשבונית מס או עם תעודת משלוח.
בתעודת משלוח יש לפרט את כל הסחורה שנשלחת.
יש להקפיד להוציא חשבונית מס בגין תעודת המשלוח עד 14 יום מיום הנפקת תעודת המשלוח (למעט סחורה בקונסיגנציה).

ספר תעוד חוץ
זהו למעשה קלסר שמכיל את כל ההוצאות שלכם , מתוייק ומסודר בסדר שיהיה קל להתמצא בו ולמצוא כל מסמך מבוקש.

ספר תקבולים ותשלומים
זהו ספר (כרוך וממסופר מראש) או תוכנת מחשב (שרשומה ברשות המיסים), שבו נרשמים כל התקבולים שלכם וכל התשלומים שלכם (או כל ההכנסות וכל ההוצאות שלכם).

בהצלחה.